About This Opportunity: Studio Operations & Executive Coordinator - saint john
PITCH BLACK is currently seeking a Studio Operations & Executive Coordinator - saint john to join their team in Saint John.
This position offers an excellent opportunity for motivated individuals looking to advance their career.
Education Requirements
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No specific education requirements
Required Experience
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Lieu : Montréal (présentiel)
Relève de : Adjoint(e) exécutif(ve) du CEO, du Président et du CFO
Soutien exécutif : CPO, COO et CTO
Gestion d’équipe : Aucune
Sommaire du rôle
Le ou la Coordonnateur·trice – Opérations du studio et soutien exécutif
joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien, professionnel et
conforme du studio de Montréal, tout en assurant un soutien de
coordination exécutive auprès du CPO, du COO et du CTO.
Ce rôle en présentiel agit à la fois comme point central des opérations du
studio et comme partenaire de coordination pour l’équipe de direction. Il
combine opérations du studio (40 %), coordination exécutive (30 %) et
culture et engagement (30 %) afin d’assurer une gestion fluide des
espaces de travail et des activités exécutives.
Ce poste s’inscrit dans des processus et des budgets établis et requiert
une grande organisation, un souci du détail ainsi qu’une capacité à
anticiper les besoins. La personne agit de manière autonome tout en
escaladant les situations complexes ou les priorités conflictuelles au
besoin.
Responsabilités principales
Opérations du studio et installations
•Agir comme point de contact principal sur place pour les opérations
quotidiennes du studio.
•Effectuer des vérifications régulières des espaces (salles de réunion,
réception, cuisine, espaces communs) afin d’assurer qu’ils sont
propres, sécuritaires et bien entretenus.
• Coordonner les équipes d’entretien et améliorer en continu les
standards opérationnels.
• Gérer les fournitures de bureau, la restauration et les achats
ponctuels approuvés, dans le respect du budget.
• Coordonner le courrier, les services de messagerie et les livraisons.
• Identifier les besoins de réparation ou d’entretien et coordonner les
fournisseurs pour assurer une résolution rapide.
• Maintenir les fournitures d’urgence et assurer la préparation en
matière de sécurité au travail.
• Documenter les incidents en milieu de travail conformément aux
exigences de la CNESST et aux politiques internes.
• Coordonner la gestion et la planification de l’appartement de
l’entreprise pour les employés en déplacement.
Sécurité et accès
• Gérer l’accès au studio et accueillir les visiteurs.
• Émettre et suivre les cartes d’accès.
• Collaborer avec l’équipe IT pour la gestion des postes de travail et
des équipements.
Coordination exécutive (CPO, COO, CTO)
• Gérer des agendas complexes et organiser les réunions.
• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux
conformément aux politiques internes.
• Assurer le suivi du temps dans Autodesk ShotGrid.
• Préparer et soumettre les dépenses en collaboration avec l’équipe
Finance.• Soutenir la préparation de présentations et de documents
administratifs.
• Anticiper les conflits d’horaire et ajuster les plans de manière
proactive.
• Escalader les situations sensibles ou à risque lorsque nécessaire.
Culture et engagement du studio
• Coordonner les événements du studio (sur site et à l’extérieur), les
activités et les initiatives d’engagement.
• Soutenir les initiatives favorisant la collaboration entre équipes et
studios.
• Contribuer activement à créer un environnement de travail positif et
accueillant.
Suivi et responsabilités administratives
• Assurer le suivi des dépenses liées au bureau et des fournisseurs.
• Garantir la précision et la ponctualité des suivis de temps et des
dépenses pour les dirigeants soutenus.
• Maintenir une documentation structurée des incidents et des
éléments liés à la sécurité.
• Identifier et signaler les enjeux récurrents liés aux coûts ou aux
opérations.
Ce que vous apportez au rôle
• À l’aise de travailler en présentiel à Montréal selon un horaire de 8 h
30 à 17 h 30, avec une flexibilité occasionnelle selon les besoins
opérationnels ou les événements.
• Excellentes compétences organisationnelles avec un grand souci du
détail et une approche proactive pour améliorer les processus.
• Une attitude proactive et orientée solutions, avec une volonté de
s’impliquer davantage lorsque nécessaire.• Capacité à gérer plusieurs priorités tout en faisant preuve de
professionnalisme, de discrétion et de rigueur.
• Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à créer un
environnement de travail positif et accueillant.
• Intérêt marqué pour la culture d’entreprise et l’engagement des
équipes.
• Expérience en opérations de bureau, coordination exécutive ou rôle
similaire (atout).
• Intérêt pour l’industrie des effets visuels et du divertissement
(atout).
• Bilingue en français et en anglais (oral et écrit), requis pour soutenir
les operations quotidiennes et communiquer avec les équipes et la
direction.
Indicateurs de réussite
• Des opérations quotidiennes fluides et efficaces.
• Une gestion des agendas exécutifs structurée et sans conflits
majeurs.
• Un environnement de travail sécuritaire, organisé et accueillant.
• Une exécution de qualité des événements et initiatives internes.
Position DetailsKey Responsibilities
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Effectively perform assigned job duties
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Maintain safety and cleanliness in the workplace
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Work effectively with team members
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Follow company policies and procedures
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Perform tasks according to quality standards
Qualifications
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Reliability and punctuality
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Ability to work independently and in a team
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Strong work ethic and positive attitude
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•
Ability to follow instructions
Why Join PITCH BLACK?PITCH BLACK offers a supportive work environment in Saint John, where employees can grow and develop their skills. This Studio Operations & Executive Coordinator - saint john position provides the opportunity to work with a dedicated team and contribute to meaningful work.
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