About This Opportunity: Adjoint(e) de direction/ Executive Assistant (Disraeli)
Axxel HR is currently seeking a Adjoint(e) de direction/ Executive Assistant (Disraeli) to join their team in Disraeli.
This position offers an excellent opportunity for motivated individuals looking to advance their career.
Education Requirements
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No specific education requirements
Required Experience
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AXXEL HR collabore avec une organisation internationale reconnue, axée sur une mission d’intérêt public et opérant dans un cadre de coopération intergouvernementale. Appuyée par de nombreux partenaires du secteur public à travers le monde, cette organisation joue un rôle essentiel dans le soutien des services d’intervention d’urgence en fournissant des informations fiables et rapides à des intervenants clés à l’échelle mondiale. Grâce à l’utilisation de technologies avancées et à de solides partenariats internationaux, l’organisation soutient des opérations couvrant plusieurs régions et juridictions. Reconnue pour ses standards élevés, sa stabilité et son impact significatif, elle offre un environnement unique où les professionnels peuvent contribuer à un travail ayant une portée concrète à l’échelle mondiale, tout en faisant partie d’une équipe collaborative et engagée.
Aperçu du poste
En tant qu’adjoint(e) exécutif(ve), vous assisterez, au besoin, la cheffe du secrétariat dans les tâches générales liées au bureau. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein en présentiel, basé à Montréal (Québec, Canada). Le rôle nécessite des déplacements internationaux périodiques. Ce poste est destiné à être à long terme. L’engagement initial est d’une durée de trois ans, assorti d’une période de probation de six mois, avec possibilité de renouvellement selon la performance et les besoins de l’organisation.
Responsabilités administratives
• Préparer la correspondance générale pour le(la) chef(fe) du secrétariat
• Assurer la gestion et la redirection des courriels généraux ainsi que des appels vers les membres appropriés de l’équipe
• Préparer les comptes rendus des réunions hebdomadaires du personnel, incluant le suivi des actions
• Maintenir les listes de participants et les principaux contacts
• Rédiger les notes des réunions hebdomadaires et assurer le suivi des actions en cours
• Tenir à jour les registres des absences du personnel (congés, maladie, etc.)
• Gérer les calendriers et horaires des réunions internes et internationales avec des partenaires externes
• Appuyer la mise à jour des procédures internes, listes de diffusion, bases de données opérationnelles et système de classement central
• Assurer la liaison avec les services de l’immeuble et les fournisseurs externes pour les questions de maintenance et de services
Responsabilités liées aux conférences
• Fournir un soutien aux conférences et réunions internationales, en collaboration avec les parties prenantes internes, au niveau local et international
• Coordonner et diffuser les invitations, documents et correspondances liés aux réunions
• Assurer la liaison avec les participants et les organisations hôtes afin d’aligner les besoins logistiques
• Appuyer la planification et l’organisation des réunions, des lieux et des installations
• Contribuer à la coordination des services externes tels que l’interprétation, la restauration et autres besoins événementiels
• Communiquer avec les délégations internationales concernant l’inscription, la logistique et la documentation des réunions et conférences
Expérience et qualifications
• Capacité à travailler sous contraintes de temps et à prioriser les tâches de manière autonome
• Maîtrise de MS Word et bonne connaissance de la suite MS Office
• Connaissance d’un logiciel comptable tel que Sage 50 ou QuickBooks considérée comme un atout
• Excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral, avec capacité à produire des résumés clairs et concis
• La connaissance du français, de l’espagnol ou du russe est un atout
• Volonté de développer une compétence fonctionnelle en français
• Minimum de cinq années d’expérience pertinente
• Diplôme professionnel dans un domaine connexe
Ce que nous offrons
• Cinq semaines de vacances payées
• Assurance médicale payée à 100 % par l’employeur
• Bilan de santé annuel
•Assurance invalidité de courte durée (ILD)
• Assurance invalidité de longue durée (ILD)
• Assurance dentaire
• Assurance vie
• Cotisations REER de 7 %
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AXXEL HR is partnering with an internationally recognized, mission
Position DetailsKey Responsibilities
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Effectively perform assigned job duties
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Maintain safety and cleanliness in the workplace
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Work effectively with team members
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Follow company policies and procedures
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Perform tasks according to quality standards
Qualifications
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Reliability and punctuality
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Ability to work independently and in a team
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Strong work ethic and positive attitude
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Ability to follow instructions
Why Join Axxel HR?Axxel HR offers a supportive work environment in Disraeli, where employees can grow and develop their skills. This Adjoint(e) de direction/ Executive Assistant (Disraeli) position provides the opportunity to work with a dedicated team and contribute to meaningful work.
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